自1990年以來，采用計算機管理檔案就成為政府OA建設的主要課題之一。經過不懈的努力，計算機檔案管理系統(tǒng)經歷了從微機單機版、海量光盤存儲系統(tǒng)版、網絡版等不斷發(fā)展的漸進過程。其間，從最初的輔助手工檔案管理，一件一卷的創(chuàng)新檔案管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。通過計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用，檔案管理信息化不斷發(fā)展，檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新。記得當時吉林省人民政府辦公廳開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)和上海市人民政府辦公廳開發(fā)的公文、檔案一體化管理系統(tǒng)都曾在全國引起廣泛、熱烈、積極的反響。2001年8月，在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務院絕密文檔管理系統(tǒng)”標志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發(fā)展階段。

　　當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠。

　　創(chuàng)新與安全的矛盾

　　由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。

　　原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。

　　檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現與其它應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設計復雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。

　　標準化、法制化的挑戰(zhàn)

　　在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:

　　一是管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

　　二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協(xié)調機制，使本來能夠實現標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。

　　三是信息技術飛速發(fā)展造成的應用技術體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經數字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數據的兩難境地。

　　四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據等方面都還是空白。

　　標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。